5: Toimitilat

Yrityksen sijainnilla on paitsi käytännöllinen, myös viestinnällinen merkitys. Ratkaisuihin vaikuttavat näköpiirissä olevat käytännön tarpeet sekä mahdollisuus ja halu investoida toimitiloihin, mutta myös toivottu yrityskuva. Jollekin pienyritykselle kotitoimisto riittää mainiosti, toiselle sijainti keskustaosoitteessa on elintärkeä ja kolmannelle neliöiden määrä on osoitetta tärkeämpi kriteeri. Osoitteen selvittyä pitää miettiä millainen vaikutelma toimitiloista syntyy, kun asiakkaat niissä vierailevat.

Toimitilaratkaisuun vaikuttavia käytännön tarpeita ovat esimerkiksi henkilöstömäärä ja toiminnan luonne, henkilöstön kulkuyhteydet sekä saavutettavuus asiakkaiden kannalta. Yksittäisten toimitilojen lisäksi vaihtoehtona ovat toimitilakeskittymät, kuten alivuokralaisuudet, toimistokeskukset ja -hotellit, yritysyhteisöt sekä kauppakeskukset. Keskitetysti tiloja voi etsiä vaikkapa Toimitilat.fi-palvelusta. Myös virtuaalisen katuosoitteen vuokraaminen hyvästä osoitteesta on yleistynyt. Palveluun kannattaa ehkä sittenkin suhtautua varauksellisesti, sillä harhautettu asiakas voi pitää ns. postilaatikkofirmaa oikean sijaintinsa ilmoittavaa yritystä epäluotettavampana.

Sekä sijainti että ulkoasu vaikuttavat asiakkaiden ja muiden sidosryhmien mielikuviin yrityksestä. Mitään yleispätevää ohjetta on vaikea antaa, mutta käytännön tarpeiden lisäksi on syytä miettiä ainakin sijainnin vaikutusta uskottavuuteen, toivottua  hintamielikuvaa sekä sijaintia suhteessa tärkeimpiin kilpailijoihin. Osoitteella voi olla jollakin toimialalla suurikin merkitys, vaikka toimitiloissa ei juuri kukaan vierailisikaan. Toisaalta sijainti paraatipaikalla voi viestiä kalleutta, vaikka todellisuudessa toimitiloilla olisikin kustannusrakenteessa vähäinen merkitys. Asiakkaita omissa tiloissaan palveleville yrityksille saavutettavuus on yksi tärkeimmistä kilpailutekijöistä. Tietyn alan yritysten sijainti vieri vieressä (vrt. auto- ja huonekalukaupan keskittymät) voi olla vetovoimatekijä, mutta altistaa tietysti kovalle kilpailulle.

Jos mahdollista, toimipaikan julkisivu ja sisustus kannattaa suunnitella vastaamaan tavoiteltua yrityskuvaa. Sisustusratkaisuissa (mm. värit, pinnat, kalusteet ja tilankäyttö) voi myös tavoitella yhteensopivuutta yrityksen visuaaliseen linjaan. Suurissa konserneissa sisustusratkaisut saattavat sisältyä graafiseen ohjeistukseenkin. Apua sisustukseen saa tarvittaessa sisustussuunnittelijalta tai -arkkitehdiltä.

Sijainti ja sisustusratkaisut voivat vaatia huomattavia rahasummia. Kuten varsinainen markkinointiviestintäkin, ne voivat olla osa ensivaikutelmaa. On kuitenkin puntaroitava, mikä niiden merkitys on juuri tälle yritykselle – mihin kannattaa satsata heti ja mihin on pakko palata myöhemmin.

Yritysviestinnän ABC:ssä seuraavaksi: Yritysilme  [edellinen aihe]