8: Dokumenttipohjat

Dokumenttipohjien tarve riippuu tietysti toimialasta. Tavallisesti tarvitaan laskulomake sekä Word- ja PowerPoint-pohja sekä yleisesitys firmasta. Excelin kaavoilla ja makroilla voi tehdä pieniä ihmeitä. Ohjelmistoja on toki muitakin, mutta tässä on helpointa käsitellä laajalti etenkin yrityksissä käytettyjä Office-ohjelmia.

Laskulomake on yrityksen säännöllistä viestintää. Laskutukseen kannattaa valita ohjelmisto, joka yhdistää siihen asiakasrekisterin ja myyntireskontran. Ulkoasun tulee olla siisti, ja lomakkeesta tulee löytyä tietyt tiedot. Laskua voi käyttää myös pienimuotoiseen viestintään asiakkaille ("Meiltä nyt..."). Itselläni (maltillinen määrä yritysasiakkaita) on on toiminut mainiosti edullinen HelpostiLasku-ohjelma, joka tulostaa myös laskuun ehdottomasti kuuluvan viivakoodin. Vapaatohjelmat.fi listaa maksuttomia yritysohjelmia.

Word-dokumenttipohjan ylätunnisteeseen sijoitetaan logo ja otsikointitietoja. Alatunnisteeseen voi sijoittaa yhteystiedot ja/tai visuaalisen elementin. Tunnisteiden etuna on se, että ne saadaan vaivatta näkyviin joka sivulle. Lisäksi pohjaan määritellään yritysilmeen mukaiset tyylit. Kun tekstityylit malttaa kerran määrittää, dokumenttien tekeminen nopeutuu pysyvästi. Huolellisella testaamisella varmistetaan, että kaikki käyttötilanteet on otettu huomioon. Jätä väliotsikon yläpuolelle mieluusti suurempi tyhjä tila kuin alapuolelle. Myös sisennykset, luettelot ja tehostesanat helpottavat jäsentämistä.

PowerPoint on tarkoitettu esiintymisen tueksi, joten siihen sopii pelkistäminen. Diat (engl. slide) voivat koostua jopa pelkistä tukisanoista, kaavioista tai kuvista. PowerPoint-pohjat koostuvat aloitus- (otsikko, tilaisuus, esiintyjä), sisältö-, (väliotsikko-) sekä lopetusdioista (kiitokset, aktivointi, yhteystiedot). Pidä rivit ja lauseet lyhyinä! Yritysilmeen mukaisiin aloitus- ja lopetusdioihin kannattaa nähdä vaivaa - ensivaikutelma ja jälkimaku ovat tärkeitä. Esitystä voi viimeistellä hillitysti tehosteilla, ja ajastuksella voi tehdä vaikka yritysesittelyn aulatilaan tai messuille.

Yksi tärkeä asia vielä: Jos dokumenttiin valittua kirjasinta ei löydy koneelta, fontti vaihtuu oletusfontiksi. Ei hyvä! TrueType ja OpenType-fonttien upottaminen (engl. embed) tiedostoon joko kokonaan tai osittain on kyllä mahdollista sekä Wordissa että PowerPointissa, mutta käyttöjärjestelmille yhteisten kirjasimien (Win, Mac) käyttäminen on paras vaihtoehto. Tiedostoon voidaan upottaa joko kaikki merkit (muokattavissa, iso tiedosto) tai vain käytetyt merkit. Huomaa fonttien tekijänoikeuskysymykset!

Yritysviestinnän ABC:ssä seuraavaksi: Käyntikortit  [edellinen aihe]